Podane przez nas poniżej wskazówki dotyczące ochrony danych osobowych mają na celu poinformowanie Państwa o przetwarzaniu danych osobowych przez grupę kapitałową Mewa.

1. Przetwarzanie danych osobowych przez grupę kapitałową Mewa

Grupa kapitałowa Mewa (dalej zwana „Mewa“) jest grupą kapitałową z filiami w Niemczech oraz w krajach europejskich. Przedmiotem działalności grupy kapitałowej Mewa jest projektowanie, zaopatrzenie i nadzór nad systemami tekstyliów wielokrotnego użytku i świadczenie usług serwisowych w zakresie tekstyliów dla przedsiębiorstw z branży przemysłowej, handlowej, drobnej wytwórczości i gastronomii.

Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych jest zawsze wymieniona w umowie spółka z grupy Mewa.
Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych. Pytania proszę kierować na adres:

MEWA Textil-Service Sp. z o.o.
ul. K.K. Baczyńskiego 25E
41-203 Sosnowiec
ochronadanychosobowych@mewa-service.pl

2. Typ i pochodzenie danych przetwarzanych przez Mewa

Klienci grupy kapitałowej Mewa pochodzą z całej Europy. Dlatego przetwarzamy dane osobowe osób fizycznych tylko wtedy, gdy jest to konieczne, aby spełnić nasze obowiązki umowne i ustawowe wynikające ze stosunków biznesowych z naszymi klientami. Przetwarzanie danych oznacza, że dane osobowe są przez nas zbierane, zapisywane, kasowane i przekazywane.

Do przetwarzanych przez nas danych osobowych należą przykładowo:

• Dane identyfikacyjne naszych klientów będących osobami fizycznymi, jednoosobowymi przedsiębiorcami, prowadzącymi działalność także w formie spółki cywilnej, takie jak: imię, nazwisko, firma, adres, numer telefonu, e-mail.
• Biznesowe dane adresowe i kontaktowe jak nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, funkcja i dział osób kontaktowych u naszych klientów oraz dostawców itp.
• Nazwiska i rozmiary odzieży pracowników naszych klientów, które wymagane są przez nas do wyposażenia personelu w ubrania robocze.
• Dane wymagane przez nas do prowadzenia prawidłowej rachunkowości, jak konto bankowe, numer identyfikacji podatkowej itp., o ile dotyczą one osób fizycznych.

Przetwarzane przez nas dane osobowe otrzymujemy z reguły w ramach i w trakcie kontaktów biznesowych z naszymi klientami. Częściowo otrzymujemy także dane osobowe od przedsiębiorstw powiązanych z grupą kapitałową Mewa, np. w ramach obsługi klienta hurtowego przez różne filie przedsiębiorstwa.
Częściowo przetwarzamy także takie dane osobowe, które otrzymaliśmy w inny sposób zgodnie z aktualnymi ustawami o ochronie danych osobowych:

• ze źródeł ogólnie dostępnych, np. rejestrów handlowych i przedsiębiorstw, targów, wystaw, źródeł internetowych, gazet, katalogów branżowych itp.,
• od osób trzecich, niepowiązanych z grupą kapitałową Mewa, np. klientów, którzy zlecili nam przygotowanie ubrań roboczych dla pracowników, zrzeszeń gospodarczych i zawodowych, wywiadowni gospodarczych, ubezpieczycieli itp.

3. Cele przetwarzania danych osobowych przez Mewa i podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe zawsze w dozwolonych celach i zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi.

3.1 Przetwarzamy dane w celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych

Przetwarzamy dane osobowe w celu spełnienia zobowiązań umownych wobec naszych klientów lub w celu wykonania czynności przedumownych na konkretne zamówienie.
W tych przypadkach cel przetwarzania danych wynika z umowy, którą zawarliśmy z klientem i usług, które musimy na jej podstawie wykonać. Obejmuje to także przetwarzanie danych osobowych w celu przesłania katalogów, informacji o naszych usługach lub utworzenia konkretnych ofert.

3.2 Przetwarzamy dane w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów stron (przy uwzględnieniu Państwa interesów)

Dane osobowe przetwarzamy także wtedy, gdy wymagane jest to w celu zapewnienia ochrony prawnie uzasadnionych interesów Mewa, spółek Mewa lub naszych klientów (ewentualnie także innych osób trzecich). Obejmuje to w szczególności np:

• dostawę ściereczek i wyposażenie w ubranie robocze i ochronne;
• obsługę klienta i reklamacje;
• działania w celu poprawy naszych usług serwisowych i wzmocnienia relacji z klientami, np. ankiety wśród klientów;
• współpracę z wywiadowniami gospodarczymi w celu sprawdzenia wiarygodności i wypłacalności przedsiębiorstwa;
• reklamę bezpośrednią, jeżeli osoby zainteresowane nie sprzeciwiły się przetwarzaniu danych w tym celu;
• monitorowanie miejsc ogólnodostępnych w naszych filiach przy pomocy urządzeń optoelektronicznych (monitoring wideo);
• wymianę danych osobowych w obrębie grupy kapitałowej Mewa do wewnętrznych celów administracyjnych.

3.3 Przetwarzamy dane za zgodą osób zainteresowanych

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w konkretnych przypadkach także wtedy, gdy uzyskamy od Państwa odpowiednią zgodę. Wydane dla nas zgody można zasadniczo w każdej chwili odwołać. Proszę uwzględnić fakt, że do momentu odwołania dopuszcza się operacje przetwarzania danych.

3.4 Przetwarzamy dane w celu wypełnienia naszych zobowiązań ustawowych

Określone dane musimy przetwarzać, aby spełnić zobowiązania ustawowe. Takie zobowiązanie może wynikać z określonych wytycznych prawa handlowego, branżowego, podatkowego i socjalnego oraz przepisów europejskich, np. w związku z przepisami o zapobieganiu finansowaniu terroryzmu. W szczególności Mewa może być na tej podstawie zobowiązana do przechowywania, zapisu, zgłaszania i zbierania danych osobowych służących z reguły do celów kontrolnych odpowiednim urzędom i władzom.

3.5 Informacje o zmianie celu

Jeżeli dane osobowe klienta miałyby być przetwarzanie w innym celu niż ten, w jakim zostały pierwotnie zgromadzone, to poinformujemy osobę zainteresowaną – w zakresie dozwolonym dla nas ustawowo – o tym nowym celu.

4. Odbiorcy Państwa danych

Dane osobowe udostępniane są innym spółkom grupy kapitałowej Mewa tylko w przypadku, kiedy jest to wymagane do obrony ochrony naszych interesów ustawowych i umownych oraz zobowiązań. Sytuacja taka może wystąpić np. w celu koordynacji naszych usług ustawowych świadczonych dla naszych klientów. Typowymi przypadkami są tutaj współpraca między działem sprzedaży Mewa i obsługiwaną spółką lub obsługa klientów hurtowych przez wiele spółek Mewa.
W celu wypełnienia określonych zobowiązań umownych współpracujemy także z usługodawcami zewnętrznymi. Jest tak przykładowo w przypadku, gdy wyposażamy w tekstylia zgodnie z żądaniami klienta, rozsyłamy reklamy lub przeprowadzamy ankiety wśród klientów. Jeżeli angażowani są usługodawcy zewnętrzni, to odbywa się to zawsze w granicach i przy uwzględnieniu aktualnych w danym okresie przepisów o ochronie danych osobowych.
Ponadto dla innych odbiorców poza Mewa przekazujemy dane osobowe tylko wtedy, gdy jesteśmy do tego zobowiązani ustawowo. We wszystkich innych przypadkach przekazujemy dane osobowe osobom trzecim tylko wtedy, gdy uzyskamy odpowiednią zgodę na to od osoby, której dane dotyczą.

5. Przekazanie danych do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych

Nie przekazujemy Państwa danych do odbiorców w krajach bez odpowiedniego poziomu ochrony danych (kraje trzecie).

6. Okresy zapisu i przechowywania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy tylko tak długo, jak jest konieczne do spełnienia naszych zobowiązań umownych. Jeżeli konkretne dane osobowe nie są już do tego potrzebne, są one zasadniczo usuwane.

W celu wypełnienia określonych wytycznych prawnych jesteśmy zmuszeni do zapisu poszczególnych danych osobowych także po zakończeniu stosunków umownych. Dotyczy to np. zobowiązań do dokumentowania, potwierdzania i przechowywania danych osobowych, które wynikają z krajowych przepisów handlowych i podatkowych. W tych przypadkach jesteśmy prawnie zobowiązani do zapisu lub przechowania danych osobowych przez okres przewidywany przez te przepisy. I tak przykładowo zgodnie z prawem obowiązującym dla naszej centrali koncernu w Niemczech okresy zapisu względnie przechowywania danych osobowych wynoszą z reguły do trzech lat, lub w przypadkach wyjątkowych, np. w razie sporów prawnych, do 30 lat. W przypadkach dotyczących przetwarzania danych przez Mewa Textil – Service Sp. z o.o. okres przechowywania danych wiąże się z przedawnieniem dochodzenia roszczeń – przy stosunkach między przedsiębiorcami wynosi 3 lata, przy umowach sprzedaży 2 lata, natomiast dla celów podatkowych i kontrolnych do 6 lat.

7. Obowiązek udostępnienia danych

Abyśmy mogli świadczyć usługi dla naszych klientów, musimy przetwarzać określone dane osobowe względnie jesteśmy prawnie zobowiązani do przetwarzania tych danych. Odpowiednie dane gromadzimy podczas zawierania umowy (adres, firmowe dane kontaktowe i funkcję) lub otrzymujemy je od klientów (np. na nośnikach).
Bez tych danych nie moglibyśmy podpisywać umów z naszymi klientami.

8. Zautomatyzowane podjęcie decyzji i profilowanie

W przypadku decyzji związanej z danymi osobowymi pociągającej za sobą skutki prawne lub znaczące negatywne konsekwencje dla osoby zainteresowanej, nie korzystamy ze zautomatyzowanego procesu podjęcia decyzji.
Profilowanie w rozumieniu art. 4 nr 4 GDPR nie jest wykonywany.

9. Prawa osoby fizycznej do ochrony swoich danych osobowych

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez spółki Mewa osoby zainteresowane mają zgodnie z europejskim Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych - ewentualnie w granicach przewidzianych prawem obowiązującym w państwach członkowskich UE - następujące prawa:

• prawo do informacji;
• prawo do poprawy danych osobowych;
• prawo do skasowania danych osobowych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• prawo do możliwości przenoszenia danych osobowych;
• prawo do sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych.

Ponadto osoba zainteresowana ma prawo do odwołania ze skutkiem na przyszłość raz udzielonej zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych. Odwołanie takiej zgody nie ma działania wstecznego, nie dotyczy zatem przetwarzania danych osobowych do momentu odwołania.

Jeżeli osoba zainteresowana jest zdania, że przetwarzanie jej danych osobowych przez Mewa nie odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych lub udzielona przez nas informacja nie jest dla niej satysfakcjonująca, to zgodnie z art. 77 europejskiego Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ma ona prawo do zaskarżenia danej spółki Mewa do właściwego organu nadzorującego. W przypadku Mewa Textil-Service Sp. z o.o. z siedzibą w Sosnowcu organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja o przysługującym prawie sprzeciwu

1. W szczególnych przypadkach osoba zainteresowana ma prawo do sprzeciwu od przetwarzania swoich danych Osobowych.

Osoba zainteresowana ma prawo do tego, żeby w każdej chwili ze szczególnych powodów zgłosić sprzeciw od określonego rodzaju przetwarzania jej danych osobowych. Prawo to dotyczy przetwarzania danych w interesie publicznym lub przetwarzania danych w obronie uzasadnionych interesów danej osoby. Prawo to dotyczy także profilowania, jeżeli opiera się on na tych obydwóch postanowieniach. W przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez osobę zainteresowaną jej dane osobowe nie będą w dalszym ciągu przetwarzane. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której udowodnimy konieczne i wymagające ochrony powody, które mają wyższy priorytet od interesów, praw i swobód osoby zainteresowanej, lub w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych służy do egzekwowania lub zabezpieczenia roszczeń prawnych.

2. Sprzeciw od przetwarzania danych w celu reklamy bezpośredniej

W poszczególnych przypadkach przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu reklamy bezpośredniej. Sytuacja taka występuje w przypadku, gdy dostarczamy Państwu informacje o szczególnych ofertach i rabatach. Mają Państwo wtedy prawo odmówić przetwarzania swoich danych osobowych w tym celu. Prawo to dotyczy także profilingu, jeżeli jest on powiązany z tego typu reklamą bezpośrednią. W przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez osobę zainteresowaną jej dane osobowe nie będą w dalszym ciągu w tym celu przetwarzane.

Osoba zainteresowana może w każdej chwili zgłosić nam swój sprzeciw bez zachowania określonej formy. Wystarczy tylko wysłać e-mail na adres: ochronadanychosobowych@mewa-service.pl